Sekretär/in (m/w/d)

Sekretär/in (m/w/d)

#157998

Zu besetzen: Ab sofort

Bewerbungsfrist: 30.06.2026

Befristung: unbefristet

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Sie:

Sekretär/in (m/w/d)

für das Sekretariat der Geschäftsstelle/ Geschäftsführung mit bis zu 35 Wochenstunden ab sofort an unserem Verwaltungsstandort in Bad Lobenstein.

Unser Sekretariat ist erste Anlaufstelle für viele Belange am Verwaltungsstandort der Diakoniestiftung Thüringen in Bad Lobenstein. In enger Abstimmung mit der Leitung der Sekretariate sind Termine zu koordinieren, Besprechungen vorzubereiten und Gäste im Haus zu empfangen. Daneben zählt die Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs zu einer wichtigen Sekretariatsaufgabe. Diese umfasst die Bearbeitung der allgemeine Geschäftspost, die Zuordnung und Weiterleitung von Briefen und Paketen an die Mitarbeitenden der Verwaltungsbereiche sowie die Rechnungsbearbeitung in einem Dokumentenmanagement-System. Weiterhin stellt unser Sekretariat die telefonische Erreichbarkeit unseres Diakonieverbundes sicher.

Welche Aufgaben erwarten Sie:

allgemeine Büroarbeiten

Verwaltung der Korrespondenz/ Postbearbeitung (Eingang/Ausgang/Umlauf)

Terminorganisation

gelegentlich Schreibtätigkeit für Geschäftsführung/Vorstand

Telefondienst

Empfang von Besuchern und Gästen, Besorgung von Blumen und Geschenken

Sitzungen vor- und nachbereiten (z. B. Tagungsgetränke)

Büromaterialien verwalten und organisieren

Ablage/ Archivierung von Unterlagen inkl. Containerbestellung

Scannen und Zuweisung sowie (Vor-)Kontieren von Rechnungen im Dokumentenmanagementsystem

Anleitung von Praktikanten und Auszubildenden

Sonderaufgaben der Geschäftsführung

Wir bieten Ihnen:

eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und engagierten Team

kontinuierliche Tarifsteigerungen

Kinderzuschlag i.H.v. 125 € (bei 39 h) je kindergeldberechtigtem Kind

Jahressonderzahlung (volles 13. Monatsgehalt)

Zuschuss zu Vermögenswirksamen Leistungen

eine großzügige, weitgehend arbeitgeberfinanzierte Betriebliche Altersvorsorge (AG-Anteil 6,2 % des Bruttoentgeltes)

individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten zur aktiven Zukunftsgestaltung

Rabatte bei verschiedenen Firmen (corporate benefits)

faire und pünktliche Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien der Diakonie Mitteldeutschland, abhängig von ihrer Berufserfahrung

31 Tage Urlaub sowie freier Tag an Heiligabend und Silvester

bezahlte Freistellung für besondere persönliche Anlässe

flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit mit Kernarbeitszeit und Gleitzeitphase

eine unbefristete Stelle mit Perspektiven bei einem diakonisch geprägten und sicheren Dienstgeber

Was wünschen wir uns von Ihnen:

eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder gleichwertigen Abschluss

sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office, insbesondere Word und Excel

Fachkompetenz, Kommunikations- und Teamfähigkeit

selbständiges Arbeiten, sicheres und höfliches Auftreten

Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und Sorgfalt

Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit

überzeugendes persönliches Engagement, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit

Zugehörigkeit zu einer christlichen Kirche bzw. Bereitschaft, unser diakonisches Profil mit zu tragen

Führerschein der Klasse B und Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

Dienstsitz ist Bad Lobenstein.

Es erwartet Sie ein interessantes Aufgabengebiet, in das Sie Ihre Ideen einbringen und umsetzen können. Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins senden Sie bitte ausschließlich per Mail (eine pdf-Datei) unter dem Betreff „Bewerbung Sekretariat Bad Lobenstein“ an: